Nesse artigo, iremos explicar o passo a passo para organizar a sua comissão do zero.

Um dos pontos mais essenciais para organizar uma formatura de sucesso é criar uma comissão responsável, com membros dedicados a fazer acontecer. Mas, por onde começar? Quais os cargos e as funções de cada um? O que é um Estatuto? Como fazer tudo isso de uma forma organizada?

No artigo de hoje, iremos descrever cada etapa do processo, de modo claro e detalhado, para não restarem mais dúvidas sobre o assunto. Bora lá!

O guia definitivo para organizar uma comissão de formatura

1º Passo – Conhecimento e Votação

Levantar o tema:
Alguém precisa puxar o assunto, né? Comece a falar sobre a necessidade de formar uma comissão e agilizar o pessoal;

Explicar funções e cargos:
Provavelmente, ninguém fez parte de uma comissão antes. Por isso, é importante começar explicando o que é, quais as responsabilidades e deveres de cada membro;
Dica Keeper: fizemos uma listinha para vocês usarem de cola 😉

PRESIDENTE

• Representar a comissão perante a faculdade, os formandos e fornecedores;
• Presidir as reuniões da comissão;
• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto;
• Auxiliar as demais áreas da comissão.

VICE-PRESIDENTE

• Auxiliar o presidente no cumprimento de suas funções;
• Substituí-lo em casos de ausência eventual ou impedimento.

SECRETÁRIO

• Agendar e organizar as reuniões de comissão;
• Escrever e divulgar as atas das reuniões;
• Organizar e arquivar todos os documentos;
• Auxiliar a presidência em suas atividades.

TESOUREIRO

• Gerenciar a conta da comissão;
• Realizar a prestação de contas para a comissão e os formandos;
• Documentar todas as movimentações financeiras;
• Pagar os fornecedores.

EVENTOS/MARKETING/SOCIAL

• Organizar os eventos da comissão;
• Tratar diretamente com as agências de festa;
• Cuidar das redes sociais;
• Fechar parcerias;
• Cuidar da divulgação da comissão.

Definir prazo para candidatura:
Estão todos na mesma página? Definam um dia e horário máximo para cada um se candidatar ao cargo que mais curtiu;

Votação:
Hora de tomar uma decisão! Agendem uma reunião com a turma toda para votarem.
Dica Keeper: A votação só é válida se contar com a presença de 50% + 1 membro da turma, viu?

2º passo – Elaboração do Estatuto

Montagem:

• Tomar como base modelos de referência, já que é muito complicado fazer um do zero;
  Dica Keeper: nós oferecemos um para vocês, gratuitamente 😉
• Entender e atender a demanda da turma;
• Encaminhar aos formandos para leitura antes da votação;
  Dica Keeper: enviem o arquivo com antecedência para todos terem tempo de pontuar possíveis sugestões e mudanças 😉
• Votar a aprovação do estatuto.

Principais conteúdos:

• Funções de cada cargo e quem o ocupará;
• Regras de associação e dissociação da formatura;
• Regras de convocação e votação nas assembleias;
• Regras específicas ou particulares da turma;
• Regras em relação às multas.

Registro oficial:

• Todo Estatuto deve ser votado e assinado por um advogado;
• Registrar o Estatuto em um cartório;
  Dica Keeper: ligue para o cartório antes, para saber as regras específicas da sua região, já que elas costumam mudar bastante de acordo com a localização. Isso poupa muito estresse 😉
• Confeccionar ata e constituição da comissão;
• Estabelecer os representantes legais da comissão.

3º passo – Definir métodos de arrecadação

Tendo estabelecido o básico, a sua turma já estará pronta para iniciar a arrecadação do dinheiro para a festa. Quanto antes começar, melhor será para todos. Existem vários meios de se fazer isso e o contexto de cada turma deve ser considerado na hora de definir as condições.

É nessa hora que entra o Keeper, uma empresa especializada em arrecadação e gestão financeira para formaturas universitárias. Diferente das agências de formatura, nós oferecemos um serviço personalizado que ajuda as turmas a lidarem com a grana, antes mesmo da contratação de qualquer fornecedor.

Nosso sistema auxilia a comissão e os formandos a terem controle sobre o dinheiro, aumentando seu poder de compra, além de facilitar e simplificar o manejo financeiro até a execução da formatura. Tem até como fazer uma previsão da arrecadação online. Sensacional, né?

Quer conhecer mais sobre essa novidade? Então entre em contato com um dos nossos consultores, e descubra as maravilhas que o Keeper pode fazer pela sua turma!