Se você faz parte da comissão da sua turma, saber como gerenciar o orçamento da formatura com eficiência é essencial para garantir que o evento seja um sucesso, sem surpresas desagradáveis no final. 

Planejar uma festa de formatura é um desafio emocionante, mas pode ser um verdadeiro quebra-cabeça financeiro. Neste artigo, vamos explorar como organizar e controlar o orçamento da sua formatura de forma eficaz e como as planilhas de orçamento podem ser suas grandes aliadas nesse processo.

Quanto custa para fazer a formatura? 

Antes de mergulhar no planejamento dos detalhes da sua festa de formatura, vamos explicar  os custos envolvidos na organização desse grande evento. 

Geralmente, o preço médio de adesão ao baile gira em torno de R$3 mil por aluno. Entretanto, o orçamento da formatura pode variar bastante, dependendo de vários fatores, como a quantidade de convidados, o local do evento, a escolha dos fornecedores e o estilo da festa.

Estimando os custos iniciais

Para começar, é importante fazer uma estimativa geral dos custos. Considere os seguintes itens:

• Local do evento: o aluguel do espaço pode representar uma parte significativa do orçamento. Portanto, pesquise opções e compare preços para encontrar a melhor relação custo-benefício.

• Catering e bebidas: a alimentação e as bebidas são essenciais para qualquer festa. Assim, peça cotações de diferentes fornecedores e escolha um menu que atenda às expectativas dos convidados sem estourar o orçamento.

• Decoração: a decoração pode variar de simples a extravagante. Assim, defina um estilo e procure fornecedores que possam entregar o que você deseja dentro do seu orçamento.

• Entretenimento: música, shows e outras formas de entretenimento são importantes para criar uma atmosfera animada. Por isso, considere opções dentro do seu orçamento, como DJs ou bandas locais.

• Lembranças e convites: não se esqueça dos convites e lembranças para os convidados. Embora possam parecer pequenos detalhes, esses itens podem somar um valor considerável.

Criando um orçamento detalhado

Depois de ter a estimativa de custos em mãos, crie uma planilha inicial com todas as categorias de gastos e suas estimativas. Isso ajudará a visualizar o total necessário e a ajustar os valores conforme você obtém cotações mais precisas.

Como fazer orçamento de formatura?

Para gerenciar o orçamento da formatura de maneira eficiente, é crucial utilizar ferramentas adequadas. Nesse sentido, as planilhas são uma das melhores formas de controlar todos os aspectos financeiros do evento, oferecendo uma visão clara e organizada dos gastos.

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Planilha de orçamento para formaturas

Em primeiro lugar, uma planilha de orçamento bem elaborada é essencial para manter tudo sob controle. Inclua as seguintes informações:

• Custos planejados: liste todos os custos esperados e atualize conforme os gastos reais vão ocorrendo. Dessa forma, você poderá acompanhar as diferenças e ajustar o orçamento se necessário.

• Detalhamento por fornecedor: registre informações detalhadas sobre cada fornecedor, incluindo valores acordados, datas de pagamento e condições. Assim, você mantém um controle preciso de todos os compromissos financeiros.

• Categorias de despesas: organize o orçamento em categorias (local, catering, decoração, etc.) para facilitar o acompanhamento. Assim, você poderá identificar rapidamente áreas onde pode haver excesso de gastos.

• Controle de parcelas: mantenha um controle sobre as parcelas a pagar e as datas de vencimento para evitar atrasos. Com isso, você garantirá que todos os pagamentos sejam feitos de maneira correta.

Planilha Borderô: controle e visão estratégica

Além disso, a planilha borderô é uma ferramenta poderosa para monitorar a movimentação financeira do evento. Veja quais informações você deve incluir nessa planilha:

• Receitas e despesas: registre todas as receitas provenientes das vendas de pacotes, mesas extras e convites, além de todas as despesas. Isso proporcionará uma visão completa da saúde financeira do evento.

• Análise de vendas: acompanhe as vendas para avaliar a performance e ajustar estratégias de arrecadação, se necessário. Dessa forma, você pode identificar oportunidades de aumentar a arrecadação ou reduzir custos.

• Saldo de caixa: monitore o saldo disponível para garantir que a comissão esteja dentro do orçamento e, assim, planejar futuros gastos com segurança. Dessa forma, você evita surpresas e mantém o controle sobre o fluxo de caixa.

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Quais são os gastos de uma formatura?

Além de planejar e acompanhar os gastos, é importante adotar práticas que ajudem a manter o controle financeiro da formatura. Aqui estão algumas dicas adicionais:

• Mantenha registros detalhados de todas as despesas para uma visão clara e precisa do orçamento. Além disso, atualize seu orçamento e borderô com frequência para refletir a realidade dos gastos.

• Busque negociar com fornecedores, sempre que possível, para obter melhores condições e preços. Além disso, prepare um fundo de reserva para cobrir imprevistos e evitar surpresas no dia do evento.

• Utilize a planilha para prever problemas e encontrar soluções antes que se tornem críticos. Dessa forma, você pode garantir que a formatura seja um evento memorável e financeiramente bem-sucedido.

O controle é a chave para uma formatura de sucesso

Para garantir que sua festa de formatura fique dentro do orçamento e seja a verdadeira realização de um sonho, é fundamental acompanhar os gastos de perto e encontrar uma empresa que apoie a comissão com todos os detalhes necessários.

O Keeper é a empresa parceira das comissões de formatura. Há 10 anos, nosso propósito sempre foi descomplicar a vida financeira de quem está na universidade. Entre em contato com o nosso time e descubra como podemos ajudar a garantir que o orçamento da sua formatura seja um sucesso.

Perguntas frequentes

Qual o valor de uma colação de grau?

A colação de grau é organizada pela instituição de ensino e não gera custo para o formando. No entanto, serviços extras, como a contratação de um fotógrafo e ingressos para os convidados, podem ter custos adicionais, que podem ser cobertos pelo aluno ou pela comissão de formatura.

Como arrecadar verba para a formatura?

Para arrecadar verba para a formatura, é comum organizar eventos como bazares, festas e parcerias com empresas para patrocínios. A venda de produtos personalizados também pode ajudar. Um bom planejamento e a participação de todos são essenciais para alcançar a meta.

Qual o valor de um convite de formatura?

O valor de um convite de formatura extra pode variar conforme o custo total da formatura. Por exemplo, se uma adesão custa R$5 mil e inclui 10 convites, um convite extra pode sair por cerca de R$500. Esse valor depende do que está incluso no pacote e do planejamento da comissão de formatura.