Não é incomum ver formandos ficarem na mão, certo? Seja por falência da empresa responsável pela organização da festa de formatura, desvio de dinheiro da formatura ou contratações erradas.

A euforia da formatura é um momento marcante na vida de qualquer estudante universitário, mas, infelizmente, nem sempre é livre de preocupações financeiras.

Um caso chocante trouxe à tona a importância de proteger os fundos arrecadados para a festa de formatura. Uma aluna da Universidade de São Paulo (USP) foi apontada como responsável por desviar quase R$1 milhão dos recursos destinados à celebração de uma turma de medicina.

Esse episódio doloroso ressalta os riscos que toda comissão de formatura enfrenta, desde falências de empresas de eventos até desvios de dinheiro por membros da própria comissão.

No entanto, apesar desses perigos, há medidas que podem ser adotadas para proteger os recursos e garantir que a tão esperada festa dos sonhos não se transforme em um pesadelo financeiro. Segue o fio!

Como evitar um pesadelo financeiro com o dinheiro da formatura?

Nesse cenário de vulnerabilidade, é essencial adotar medidas para proteger os fundos arrecadados e garantir uma formatura memorável, sem estresse financeiro. Aqui estão algumas dicas simples que podem fazer toda a diferença:

Crie um estatuto para a comissão de formatura

Um dos cuidados mais importantes a se tomar é a construção de um estatuto para a comissão de formatura. Esse documento é essencial para organizar e planejar a festa de formatura.

Para começar, inclua cláusulas que definam os responsáveis pela gestão financeira e como ocorrerão as decisões de contratação e pagamentos. Também é importante estabelecer a obrigação de prestação de contas aos formandos.

Se a comissão seguir essas regras desde o início, as chances de problemas diminuirão consideravelmente.

Adote a aprovação de pagamentos compartilhada

Autorizar pagamentos em conjunto é uma prática comum em empresas e órgãos públicos, não só para evitar fraudes, mas também para melhorar a qualidade das decisões tomadas.

No caso das comissões de formatura, não é diferente. Sempre que possível, ao menos duas pessoas devem aprovar os pagamentos. Dessa forma, é possível evitar possíveis desvios no dinheiro da formatura (uma triste realidade) e erros nas transferências.

Geralmente, isso pode ser feito pelo tesoureiro e o vice-tesoureiro da comissão de formatura, ou pelo tesoureiro e o presidente da formatura. Por isso, é importante ter cargos bem estabelecidos dentro da comissão. 

Leia Também: Comissão de formatura: veja os cargos e funções mais importantes

Faça a arrecadação do dinheiro da formatura com apoio de uma empresa especializada

Muitas comissões de formatura guardam o dinheiro arrecadado em contas correntes de um ou mais membros. Isso é muito arriscado!

Fazendo isso, você pode cair na malha fina da Receita Federal, pois não tem renda suficiente para justificar o montante arrecadado. Ou seja, o dinheiro de todos os formandos estará em risco. Além disso, há o risco do formando gastar o dinheiro da formatura indevidamente.

Portanto, quando você arrecada por meio de uma empresa (pessoa jurídica), um bom contador garante que todas as obrigações jurídicas e fiscais estão sendo cumpridas, evitando surpresas desagradáveis.

Conheça bem as empresas que você está contratando

Toda empresa pode passar por dificuldades. Por isso, faça parceria com empresas sólidas. Pesquise na internet, busque informações no Reclame Aqui, converse com pessoas que já contrataram os serviços da empresa e, se puder, contrate um advogado para analisar a empresa e o contrato.

Lembre-se: a maioria das formaturas que dão errado, acontecem devido à contratação de uma empresa ruim. Então tome muito cuidado na contratação!

Invista com cuidado

O dinheiro da formatura pertence aos formandos, portanto cuide bem dele.

Em um país como o Brasil, faz muito sentido investir o dinheiro da formatura durante o período de arrecadação para que a grana não perca valor para a inflação.

Portanto, dê preferência a investimentos conservadores, nos quais o risco de perda é muito baixo ou inexistente. Ser ambicioso aqui é dar chance ao azar.

Tenha relatórios consistentes

Imagine uma festa para 100 formandos com arrecadação de dois anos. Facilmente, essa festa terá mais de 3.000 lançamentos financeiros. É muito fácil perder o controle do que realmente entrou no caixa, do que saiu e de quem está inadimplente.

Para evitar isso, mantenha relatórios consistentes. Quais? Registre todas as compras feitas, a situação financeira de cada formando e o extrato detalhado de todos os recebimentos e pagamentos.

Mantenha o dinheiro sob controle o máximo tempo possível

Enquanto o dinheiro está sob custódia da comissão, seja no banco ou em uma empresa de arrecadação, você tem o poder de decisão. Contudo, quando você paga por um serviço relacionado à festa, perde a chance de negociar os pagamentos à vista e ainda corre o risco de perder esse dinheiro caso a empresa quebre.

Ou seja, se a empresa quebrar, você ficará sem o serviço e sem o dinheiro!

Portanto, negocie sempre para que os pagamentos sejam feitos com o mínimo de antecedência possível e parcelados. Outra dica valiosa é pagar uma parte após a entrega dos serviços. Isso diminui muito o risco de receber um calote.

Leia também: Para que depender de uma agência de formaturas com antecedência?

Keeper: a solução para a sua arrecadação financeira

Garantir a segurança dos fundos da sua formatura é crucial para desfrutar de uma celebração memorável e livre de preocupações financeiras. Seguindo essas dicas, você pode evitar os pesadelos comuns que assombram muitas comissões de formatura.

Se você busca uma solução abrangente que abrace todas essas medidas para proteger o dinheiro da formatura, o Keeper é a escolha ideal.

Com o Keeper, você não apenas elimina a necessidade de abrir uma conta corrente para gerenciar os fundos da formatura, mas também garante segurança, rendimento e ferramentas avançadas para a arrecadação.

Se restarem dúvidas ou se desejar conhecer mais sobre como o Keeper pode simplificar e proteger o processo financeiro da sua formatura, entre em contato com nosso time.

Estamos aqui para ajudá-lo a celebrar esse momento especial com tranquilidade e confiança.

Perguntas frequentes sobre dinheiro da formatura