Se você e sua turma começaram o planejamento para o baile de formatura, já perceberam que as tarefas vão além de pensar na decoração da festa, não é? E nesse processo, a ata para comissão de formatura é um dos primeiros documentos que precisam ser criados para que nada fique esquecido pelo caminho.
A ata é o ponto de partida oficial das reuniões, ajuda a tomar decisões ao longo dos meses, e, até mesmo, a fazer a gestão financeira dos pagamentos.
Afinal, lidar com dinheiro, contratos e prazos exige organização.
Além disso, a ata é o que valida quem são os responsáveis por cada tarefa, quando e como as decisões foram combinadas, e garante respaldo em caso de desalinhamentos futuros.
Se esse é um assunto que a sua turma vai precisar lidar nos próximos meses (ou anos), continue a leitura. Este conteúdo vai te mostrar, na prática, como fazer uma ata de formatura para se organizar melhor e realizar a formatura dos sonhos.
O que é ata de formatura?
A ata de comissão de formatura é um documento que registra, de maneira formal, as decisões tomadas em reunião pelos membros que compõem a comissão. Assim, a ata serve como prova das deliberações feitas pelo grupo e garante a legitimidade das ações tomadas ao longo da organização do evento.
Embora pareça um documento complicado, nada mais é do que um registro. Para isso, precisa seguir uma estrutura lógica e conter algumas informações indispensáveis.
Veja os principais pontos que devem constar na ata de formatura:
- Identificação da turma: curso, ano e local onde foi realizada a reunião;
- Data da reunião: com dia e horário do encontro;
- Composição da comissão: nomes dos membros e respectivos cargos definidos;
- Deliberações iniciais: responsabilidades atribuídas, decisões e encaminhamentos;
- Informações sobre o financeiro: arrecadação atualizada, despesas, pagamentos pendentes, etc;
- Assinaturas: de todos os membros presentes, confirmando o que foi acordado.
Qual o modelo ideal de ata para comissão de formatura?
Um bom modelo de ata de comissão de formatura precisa ser completo, de fácil leitura, e estar disponível para a consulta de todos os integrantes, inclusive para os demais formandos.
A seguir, você vai ver os principais itens que compõem a estrutura da ata de comissão formatura, e o que incluir em cada um. Confira!
Identificação da turma e data da reunião
Já no início, a ata de formação de comissão de formatura deve trazer as informações básicas da turma, além da data e local em que a reunião foi realizada. Isso evita confusões futuras e ajuda a contextualizar todas as decisões.
Veja o que incluir:
- Nome do curso e ano de conclusão;
- Data da reunião;
- Horário de início e término;
- Local em que a reunião foi realizada;
- Nome da instituição de ensino.
Eleição e composição da comissão
No caso da ata de eleição da comissão, o documento precisa registrar como foi feita a escolha dos membros.
A ata precisa:
- Citar se houve votação aberta ou por indicação;
- Deixar claro quais cargos foram definidos;
- Informar quem ficou responsável por cada função;
- Registrar se todos os membros aceitaram suas funções e se houve consenso no processo.
Nas demais reuniões, a ata deve citar os membros presentes, com seus respectivos nomes e cargos.
Deliberações e responsabilidades
No momento da reunião, algumas decisões já costumam ser tomadas e devem estar registradas nas deliberações da ata de formatura. Isso mostra o que foi discutido, o que ficou decidido e qual foi a divisão de responsabilidades entre os presentes.
Veja alguns exemplos:
- Definição de datas para os próximos encontros;
- Prazos para cotação de empresas de formatura;
- Escolha de responsáveis por cada tarefa;
- Criação de canais de comunicação oficiais da comissão.
Controle financeiro e arrecadação
Um dos pontos mais importantes da ata de comissão formatura é a gestão financeira.
Na primeira reunião, é preciso definir como será feita a arrecadação dos valores, quem ficará responsável por essa organização e quais serão os canais oficiais de pagamento.
Além disso, é importante registrar se será criado um fundo de formatura, como será realizada a gestão desse fundo e de qual maneira os relatórios serão compartilhados com a turma.
Assinaturas
Outro elemento indispensável é a assinatura da ata formatura. Isso confirma que todos os presentes na reunião concordaram com o que foi decidido.
Cada membro da comissão, assim como qualquer outro participante da reunião, deve assinar o documento, validando seu conteúdo. Esse cuidado traz legitimidade para a ata e dá respaldo jurídico, caso seja necessário comprovar alguma informação.
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O que compõe uma comissão de formatura?
Uma comissão de formatura costuma ser composta por um grupo de alunos, e, em alguns casos, também por pais que assumem certas responsabilidades na organização do evento.
Cada pessoa, ou equipe, fica encarregada de uma área, como finanças, comunicação ou eventos, para que o planejamento caminhe de forma coordenada. Isso ajuda a evitar sobrecarga de tarefas e dá mais agilidade nas decisões.
A seguir, veja como estruturar uma comissão, com os principais cargos:
- Presidência: lidera o grupo, acompanha o andamento geral e representa a turma em decisões externas;
- Vice-presidência: atua junto à presidência e assume a coordenação em sua ausência;
- Tesouraria: é o setor financeiro da comissão. Cuida do controle de caixa, orçamentos, arrecadação e pagamentos;
- Secretaria: registra decisões, organiza documentos e atas, e ajuda a manter os registros atualizados;
- Comunicação: faz a ponte entre a comissão e os alunos, para que todos fiquem por dentro das informações importantes;
- Eventos: planeja e executa as festas, como baile, jantar, missa ou cultos;
- Marketing ou vendas: auxilia em ações de arrecadação, como venda de produtos personalizados e ingressos de festas.
O que é o estatuto da comissão de formatura?
O estatuto da comissão de formatura é o documento que define as regras gerais de funcionamento da comissão. Ou seja, como é organizada, quais são as funções de cada membro, como são tomadas as decisões e o que acontece em situações específicas, como desistências ou mudanças de cargo.
Diferente da ata de reunião de comissão de formatura, que serve para registrar o que foi discutido e decidido em cada encontro, o estatuto funciona como um manual. Por isso, o documento não muda com frequência e deve ser elaborado logo no início da formação da comissão.
É no estatuto da comissão de formatura que se definem:
- A duração do mandato dos membros;
- Os critérios para entrada e saída de integrantes;
- Como serão feitas as votações;
- Quais são as responsabilidades de cada cargo;
- As regras para uso e prestação de contas do dinheiro arrecadado.
Como o Keeper contribui para a gestão da comissão
A ata de comissão de formatura ajuda a registrar as decisões e compromissos assumidos. Já o Keeper entra como parceiro para transformar esse planejamento em uma organização financeira real e acessível.
Unir a formalização do processo com uma plataforma que traz controle financeiro, comunicação acessível e recursos práticos pode facilitar, e muito, a jornada até o tão sonhado dia da formatura.
Com o Keeper, é possível controlar arrecadações de maneira prática, segura e conectada com tudo o que foi definido na ata.
Além disso, a plataforma conta com vários recursos para facilitar a vida de quem está à frente da comissão, como:
- Criação de grupos de arrecadação por turma;
- Pagamentos via Pix, boleto ou cartão;
- Relatórios detalhados e com acesso fácil;
- Controle de inadimplência com alertas automáticos;
- Segurança nas transações e transparência nos valores.
A parte financeira da formatura não precisa ser um desafio. Como você viu, o apoio do Keeper deixa tudo mais simples de gerenciar.
Quer entender melhor como funciona? Fale com o Keeper e comece a organizar sua formatura com confiança!
Perguntas frequentes sobre ata comissão de formatura
Chegou até aqui, e ainda tem algumas dúvidas sobre o tema? Confira, abaixo, as respostas para as perguntas mais comuns sobre a ata de comissão de formatura.
Todos os membros presentes na reunião em que a ata foi registrada devem assinar. Isso valida o conteúdo e confirma que todos estão de acordo com as decisões.
A ata de comissão de formatura registra as decisões tomadas e os acontecimentos das reuniões. Já o estatuto define as regras e normas gerais que vão guiar o funcionamento da comissão.
O registro em cartório não é obrigatório, mas em alguns casos pode ser solicitado por instituições ou empresas contratadas. Por isso, vale confirmar com a escola ou com os responsáveis legais pelo evento quais atas devem ser registradas.
