Fundo de formatura: entenda como fazer e dicas para a arrecadação

Todo mundo que conquista o diploma universitário merece celebrar a ocasião da maneira como deseja. Mas é preciso encarar a realidade: uma festa bem produzida exige muito investimento. Por isso, a recomendação para os formandos é criar um fundo de formatura.

O fundo para formatura tem uma função simples: financiar a organização da festa de formatura, incluindo cada detalhe que faz parte de evento desse porte. Ou seja, desde o aluguel do espaço até a decoração, contratação de buffet, bar, banda ou DJ. É muita coisa!

Então, não dá para vacilar: a arrecadação de recursos para o fundo de formatura deve começar muito antes da data prevista para a festa. E nós vamos explicar neste artigo como a sua turma pode fazer isso de forma planejada e eficiente. Siga a leitura e confira as dicas!

O que é fundo de formatura? 

O fundo de formatura se refere à soma do valor arrecadado por uma turma para pagar a organização da tão sonhada festa de formatura. Esses recursos custeiam todas as despesas da formatura, como contratação de serviços e profissionais, além do aluguel de um espaço para realização do evento.

A proposta de criar um fundo para formatura é facilitar o pagamento da festa, que acontece aos poucos, de forma parcelada. Como um evento de formatura custa caro, o fundo viabiliza a participação de mais formandos, que não precisam desembolsar muita grana de uma única vez.

Na prática, funciona da seguinte forma: os formandos pagam uma adesão, geralmente mensal, e a comissão de formatura organiza eventos e outros tipos de ações para arrecadar mais recursos. Assim, o fundo aumenta gradativamente, até alcançar o valor necessário para pagar o baile de formatura.

Em geral, o fundo precisa arcar apenas com os custos da festa, já que a cerimônia de colação de grau costuma ser organizada pela própria instituição de ensino. 

simule a arrecadação da formatura

Quando começar o fundo de formatura?

A primeira dica para saber como organizar um fundo de formatura é começar a arrecadação de recursos o quanto antes. E isso significa logo no início do curso, se possível ainda no primeiro ano.

Lembre-se de que a antecedência é a maior aliada dos formandos. Afinal, as parcelas da adesão tendem a ficar mais baixas se o prazo de pagamento for mais longo. Além disso, a turma pode se permitir contratar serviços mais caros, o que ficaria muito difícil de última hora.

Outro ponto positivo da arrecadação antecipada é que a comissão de formatura tem tempo para negociar com os fornecedores e reservar a prestação de serviços na data desejada. Inclusive, para fechar contrato, algumas empresas pedem uma parte do pagamento.

E são muitos serviços para contratar, viu? Dá uma olhada na lista básica de fornecedores de uma festa de formatura:

  • Aluguel de espaço de eventos
  • Assessoria de eventos
  • Buffet para formatura
  • Bar
  • Decoração
  • Fotografia e vídeo
  • Atração musical (banda ou DJ)

Os preços dos serviços podem variar bastante, dependendo da região e do fornecedor contratado. Por isso, o ponto de partida para a arrecadação é fazer um orçamento de formatura. E essa é uma missão para a comissão de formatura, que já deve estar trabalhando nos primeiros semestres do curso!

O que fazer para arrecadar fundos para a formatura?

A principal fonte de recursos para o fundo de formatura é a adesão que os formandos pagam mensalmente. O valor é definido pela comissão a partir de um cronograma de formatura planejado, incluindo os orçamentos dos principais fornecedores.

Em paralelo, a comissão pode organizar outras ações de arrecadação, que ajudam (e muito) a turma a pagar a festa de formatura. Confira a seguir algumas ideias!

festa para arrecadar fundo de formatura

Festas de arrecadação

É isso mesmo que você leu: antes do baile de formatura, a turma já pode começar a esquentar o clima com festas de arrecadação. Ou seja, são festas em que a comissão vende ingressos e guarda o dinheiro arrecadado no fundo da formatura.

E dentro do universo das festas, dá para inventar um pouco de tudo: churrasco, cervejada, luau, festa junina, karaokê, pool party e até festa à fantasia. Ah, e ainda tem a festa meio curso, que celebra a chegada da metade do curso – uma tradição que a medicina não deixa passar.

Na empolgação de fazer a festa acontecer, é importante não esquecer o objetivo do evento: arrecadar fundos. Portanto, a comissão deve seguir à risca o planejamento, não exagerar nas despesas de organização e garantir um bom lucro.

>>> Dica: Para deixar as festas de arrecadação mais profissionais e eficientes, aproveite a plataforma de venda on-line de ingressos do Keeper!

Competições esportivas

A organização de jogos esportivos com turmas de diferentes cursos também pode ser uma boa maneira de acelerar a arrecadação. Afinal, a galera gosta de se reunir, e ainda tem o incentivo extra de participar de uma competição saudável. 

Se a comissão quiser apostar nesse tipo de evento, sugerimos variar bastante nas modalidades: dos clássicos esportes coletivos, como futebol e vôlei, aos jogos de tabuleiro. Assim não vai faltar público!

Venda de itens personalizados

Mais uma boa ideia de arrecadação! A confecção e venda de itens exclusivos da turma, com um elemento personalizado, como o slogan ou o mascote, pode gerar um lucro interessante. 

E dá para fazer muita coisa! Olha só algumas opções:

  • Camiseta, moletom e boné;
  • Bolsa e/ou mochila;
  • Caderno;
  • Chaveiro
  • Caneca e garrafa reutilizável;
  • Carregador portátil;
  • Kit com itens relacionados à profissão.

>>> Dica: conte com a plataforma do Keeper para fazer a venda on-line dos produtos personalizados da turma. Aproveite também outros eventos que rolam na facul e faça parcerias para ampliar as vendas. Vai ser um sucesso!

comissão de formatura início ao baile

Bazar coletivo

Todo mundo tem alguma peça de roupa, calçado ou acessório que não usa mais. Então agora é a hora de fazer uma boa curadoria e organizar um bazar coletivo da turma. Vale peças dos formandos, familiares e amigos!

Essa ação funciona muito bem se houver um espaço físico adequado, onde seja possível dispor as peças de forma organizada. Além disso, é necessário muita divulgação – e, é claro, uma seleção atraente de itens.

Financiamento coletivo

O crowfunding, ou financiamento coletivo, é uma opção de complemento para o fundo de formatura. A comissão pode criar a campanha em uma plataforma digital e definir recompensas para quem se dispor a contribuir voluntariamente com a arrecadação.

Com a campanha no ar, depois é só enviar o link para familiares e amigos. Para dar algum resultado, é preciso ter tempo, já que esse tipo de divulgação tende a demorar.

Ah, e como não há garantia de quanto será arrecadado, recomendamos não contar com esse dinheiro na organização da formatura! É apenas um extra (muito bem-vindo, claro).

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Como gerir o fundo de formatura?

De nada adianta a turma se esforçar para arrecadar dinheiro e não fazer uma boa gestão do fundo de formatura. Por isso, recomendamos que a comissão utilize uma plataforma especializada em arrecadação, como é o caso do Keeper.

É importante saber que existem riscos de fazer a gestão por conta própria, com dinheiro entrando e saindo da conta pessoal dos formandos. Tudo pode virar uma grande dor de cabeça com a Receita Federal, além da falta de controle em relação a receitas e despesas.

Outra situação que deve ser evitada é deixar a gestão do fundo de formatura nas mãos de uma agência de formaturas. Essas empresas são focadas na organização da festa e não na gestão de dinheiro – o que pode custar caro para a turma.

Para não correr nenhum risco, conte com o Keeper, uma plataforma especializada em arrecadação e gestão financeira para formaturas. Já são mais de 900 turmas atendidas – tudo com segurança, transparência e praticidade.

Fale com a gente e saiba como podemos ajudar a sua comissão de formatura!

Perguntas frequentes

Para que serve o fundo de formatura?

O fundo de formatura tem o objetivo de reservar o dinheiro destinado a financiar a organização da festa de formatura. 

Qual é a diferença entre colação de grau e festa de formatura? 

A colação de grau se refere à cerimônia oficial de conclusão do curso e recebimento do diploma, geralmente organizado pela própria instituição de ensino. Já a festa de formatura é um evento que os formandos realizam para celebrar a finalização do curso superior.

Quanto custa uma festa de formatura?

O valor de uma festa de formatura pode variar bastante, dependendo da região e do nível da festa. É difícil que um evento desse porte custe menos de R$100 mil – e pode passar de R$1 milhão. 

Em média, cada formando precisa pagar uma adesão de pelo menos R$3 mil, o que geralmente inclui os custos de 5 pessoas – do formando e de seus convidados.

O que fazer para arrecadar dinheiro para o fundo de formatura?

Além de estabelecer uma adesão para os formandos, a comissão de formatura pode aumentar a arrecadação com a organização de festas e eventos esportivos, venda de itens personalizados da turma e organização de bazares.